社員同士のコミュニケーションを深めたり、社員のモチベーションアップに不可欠な社内イベント。毎年開催しているけれど、コロナ渦でどう開催していいか分からない、中止を検討した方が良いのか、そうお悩みの方も多いのではないでしょうか。
今回は、これから社内イベントを検討している方に参考としていただけるように、先日行われた当社のキックオフミーティングを事例としてご紹介します。
この記事の目次
イベント概要
・開催形式：オンラインを交えたキックオフミーティング・表彰式
・メイン会場：都内某会場
・会場参加人数：会議発表者・参加者 25名／事務局・オペスタッフ 20名
・オンライン参加者数：14名
・当日参加できなかった社員に向けて、社員限定VODを活用して公開
表彰式では、表彰者はZoomでのオンライン参加となっており、会場のスクリーンに映し出される形での参加形式でした。また、キックオフミーティング・表彰式の様子は収録を行い、後日全社員に向けて配信をする形となりました。
※収録、後日配信とした理由は「４．収録で行うメリット」を参照
キックオフミーティングのポイント
コロナ渦の社内イベントの形
毎年多くの人が同じ空間に集まり行われていたキックオフイベントですが、今年はコロナ禍での開催となったため、ソーシャルディスタンス・非接触・リモートという部分に特に重点を置いて準備しました。
コロナ渦での開催のため、最低限の参加人数を会場に集め、密にならないようソーシャルディスタンスを保って開催しました。
各発表者が発表を行う際には一台のPCを使用していました。その際に発表者の間接的な接触を避けるため、発表者が手をかざすだけでPCを操作できるタッチレスインターフェースを使用しました。
表彰者は各営業所からZoomをつなぎ、リモートでの参加となりました。表彰者からのコメントも会場に向けて配信しました。
当社の場合
メイン会場には最低限の人数が集まり、表彰者や参加者は、各営業所からZoomでの参加となりました。
収録で行うメリット
新型コロナウイルスの影響でリアルイベントの自粛の動きが広まる中、オンライン配信を取り入れたイベントが注目されています。オンライン配信ではリアルタイムの臨場感やスピード感を味わえますが、オンライン配信にはない収録ならではのメリットがあります。
リアルタイムだと忙しく視聴できない場合でも、収録なら空いた時間でいつでも視聴が可能です。
収録であればテロップの挿入や動画の編集など、動画のクオリティを上げることも可能です。
収録の場合、本番時間やリハーサル時間等を自由に組み替えられるため、スケジュールの調整がしやすくなります。
社員のコメント
パソコン画面の向こう側で待機している人にリアクションを求めたり等、参加している雰囲気を出していただくよう声がけをしました。
オンライン参加型が選択肢のひとつになった今、それを活かした新しい盛り上げ方や進行も生み出せるようなポテンシャルを感じました。
イレギュラーな事にも連携を取り適切に対応することができました。テレビ会議システムを使用する宴席で生配信をする必要がない場合は今回のように収録をお勧めしたいと思います。
リアルで必要なことをオンライン上の演出にプラスするだけではなく、オンライン開催だからこそ出来る演出を今後会社として想定し、準備する必要があると感じました。
社員のみなさまには多大なご協力をいただき、本当に感謝しております。
コロナ禍での開催でしたが、まさにピンチをチャンスに変え、会社の力を社内に伝えることが出来る、一つの大きなキッカケになったのではないかと思います。
今回で得た良かった点、反省点を来年以降に活かし、今後もより良い社内イベントにしていけるよう、事務局一同励んで参ります。
当社では収録業務・配信業務はもちろん、映像・音響・照明業務など、イベントのトータル対応が可能です。
当社が機器の設営やオペレーション等で関わるイベント数は年間で2万件以上、多くの実績により培われた技術とホスピタリティマインドをご提供します。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
