都内某貸ホールで行われた、管理職・経営者・人事担当者向けウェビナーにて、音響・映像のセッティングと配信機材の手配を担当しました。
管理職・経営者・人事担当者向けの配信イベントとしては国内最大規模で、２週間で150講演以上を開催し、２万人以上の方に視聴していただきました。
この記事の目次
イベント概要
・開催形式：ウェビナー形式
・開催日数：２週間
・講演数：１５０講演以上
・登壇者数：約２５０人
・参加者総数：２０,０００人以上（２週間の合計）
・使用プラットフォーム：Zoom ビデオウェビナー
お客様からのご要望
毎年開催しているウェビナーを、前回から完全オンラインに切り替えて開催したのですが、本番の現場では課題も多く浮かび上がりました。安全なイベント運営に向けて、臨機応変かつ誠実な対応をしてくれるプロの方を探しています。
当社の担当業務
全体の制作統括、ウェビナーの運営に関わる音響・映像・配信の機材手配と調整を行いました。
・音響
マイク・６chミキサー・オーディオインターフェイス・MP3プレーヤー・その他周辺機器など
・配信／映像
PC（講演者・ホスト・動画再生用）・モニター・HUB・小型カメラ・その他周辺機器など
・その他
ディレクター手配・新規ネットワーク開設工事・トランシーバーなど
さらにお客様が不安に感じられることのないよう、
・迅速な初動対応
・細かい報告とレスポンス
を徹底しました。
また、外注の統括ディレクターと情報共有の齟齬が生まれないよう、準備段階から頻繁なやり取りを続けました。
本番では、短い準備時間の中で、それぞれの講師の要望を可能な限り叶えられるよう、主催の担当者、ディレクターチームと一丸となって取り組みました。
その結果、全体を通して大きなトラブルはなく、進行することができました。
イベントのポイント
感染症対策
検温と消毒を実施し、さらに人と人との接触を避けるため、最少人数での対応を求められました。
感染症対策の詳細
・全スタッフに対して検温の実施
・各会場の受付にて消毒の実施
・各会場の扉は常時開放し、換気を実施
・本番中は、会場内にいるのはディレクターと講師のみとする
・各講演終了後は、機材の消毒を徹底
当社スタッフは、トラブル時に即対応できるよう、会場の外を巡回してサポート体制を整えました。
距離を保ったレイアウト
１部屋で１人～４人の方が講演されるため、人数に合わせて機材を手配し、レイアウトを組みました。
それぞれのブースの距離を２ｍ以上に保ち、感染症対策を施しました。
実際に使用した機材の例
各部屋に１人ディレクターがつき、講師へのPC操作レクチャー、配信中のホストPC操作を行いました。
デイレクターは２つのPCと１つのモニターで対応しました。
PCは、１台は操作用、もう１台は配信画面の確認用に使用しました。
また、スライドの再生とは別に動画再生をされる方のために、モニターも用意しました。
各会場に、PC、マイク、モニター、撮影用のカメラを設置しました。
マイクは、各部屋ごとに講演者用とアナウンス用のものをご用意しました。
講演者用マイクは、ご自身でON／OFFの操作をして頂けるよう、スイッチ付きのものを選定しました。これにより、意図しない音声が配信されることを防ぎます。
カメラの性能として、
・HD以上の画質で撮影できること
・SDカード録画が可能なこと
・小型で安価であること
を求められたので、当社で機材を選定しました。
撮影と合わせて、録画もこちらのカメラで行いました。
約１０部屋が同時に稼働していたので、監視PCを用意し、トラブルを即時発見できる体制を整えました。
各部屋の配信画面を映し、当社スタッフとディレクターチーフが常時監視していました。
お客様・イベントディレクターのコメント
弊社の要望に対して迅速に、かつ丁寧に対応いただいて感謝しています。
直前まで機材の増減があったものの、調整頂いて助かりました。
おかげで、視聴者数も前回と比べて1.7倍となり、嬉しく思っています。
ビジネス向けの配信イベントとしては国内最大規模の案件のため、受注できた時はとても嬉しかったです。
しかし、日に日にプレッシャーを感じるようになり、準備期間は時間に追われ苦しい時期もありました。
ですが、携わって頂いた社内／社外スタッフにとても恵まれ、本番も無事終えることが出来ました。
この経験を活かし、次の現場でもお客様にご安心いただけるようなディレクションをしていきます。
配信業務だけでなくイベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。
お問い合わせを数多くいただいております、リモート表彰式の対応も可能です。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
