社会心理学では、対人コミュニケーションにおいて、言葉だけでなく表情や声の調子、身振りなどの非言語情報も重要な要素とされています。
こうした考え方を参考に、人と人をつなぐコミュニケーションについて考えてみます。
対面では相手の表情や反応、声の調子などを自然に受け取ることができますが、離れた場所ではこうした情報が伝わりにくくなる場合があります。
この記事では、人と人をつなぐコミュニケーションに必要な要素を整理しながら、遠隔地やWeb会議でもコミュニケーションを取りやすくするための環境づくりをご紹介します。
この記事の目次
人と人をつなぐコミュニケーションに必要なこと
コミュニケーションというと「会話」をイメージしがちですが、実際には言葉以外にもさまざまな情報をやり取りしています。
例としては、以下のようなものが挙げられます。
・相手の表情や反応
・声の大きさや話し方
・身振りや視線
・資料や映像
・その場の状況
対人コミュニケーションの考え方でも、言葉による「言語コミュニケーション」と、表情や声、身振りなどによる「非言語コミュニケーション」があるとされています。
大切なのは、単に言葉を交わすだけではなく、相手の反応を確認しながら、必要な情報を共有できることです。
離れた場所では伝わる情報が少なくなる
同じ場所で会話をしている場合は、相手の表情や声、周囲の状況を自然に確認できます。
一方、メールやチャットでは文字情報が中心となり、電話では相手の表情を見ることができません。
Web会議でも、カメラやマイクの性能、設置位置、通信環境などによっては、相手の声が聞き取りにくかったり、誰が話しているのか分かりにくかったりすることがあります。
こうした小さなストレスが積み重なると、会話のテンポが悪くなったり、確認のやり取りが増えたりする原因になります。
離れた場所でもコミュニケーションを取りやすくするには、「接続できること」だけでなく、相手の声や表情、資料などをできるだけ自然に共有できる環境を整えることが重要です。
Web会議で起こりやすい問題を減らすには
会議室では、パソコンの接続や画面共有、マイク・スピーカーなど、機器の準備や操作でトラブルが起こることがあります。
会議室で起こりやすい問題と、その対策についてこちらの記事でご紹介しています。
遠隔地でもコミュニケーションを取りやすくする方法
離れた拠点やテレワーク環境とのコミュニケーションには、Web会議システムや映像・音響設備が活用されています。
ただし、パソコンにカメラやマイクを接続するだけですべての環境に対応できるとは限りません。
例えば、複数人が参加する会議室では以下の点も確認する必要があります。
・参加者全員の声を収音できるか
・相手側の音声を部屋全体で聞き取れるか
・会議室全体をカメラで映せるか
・誰が話しているのか相手側から分かりやすいか
・資料や映像を簡単に共有できるか
会議室の広さや利用人数、Web会議の実施方法に合わせて、カメラ、マイク、スピーカー、ディスプレイなどを組み合わせることで、離れた場所でも会話しやすい環境をつくることができます。
相手の声を聞き取りやすくする
Web会議では、会議室内の声を相手へ届けるマイクと、相手側の音声を聞くためのスピーカーが重要です。
会議室の広さに対してマイクの収音範囲が狭いと、席によって声が届きにくくなる場合があります。
また、スピーカーの位置や室内の反響によっては、相手の声を聞き取りにくくなることもあります。
利用人数やレイアウトに合わせて音響設備を整えることで、参加者が場所を意識せず会話しやすい環境になります。
相手の表情や反応を確認しやすくする
カメラも、単に映像を送るだけではなく、参加者の表情や反応を相手へ伝えるための重要な設備です。
大人数の会議室では、固定されたカメラだけでは話している人が分かりにくい場合があります。
話者を自動的に捉える機能や、会議室全体を映せるカメラなどを活用することで、遠隔側の参加者も会議の状況を把握しやすくなります。
資料や画面を簡単に共有できるようにする
会議では、会話だけでなく、PowerPointなどの資料や映像を共有する場面も多くあります。
画面共有のたびにケーブルを接続したり、変換アダプターを探したりしていると、会議の進行が止まってしまいます。
ワイヤレスプレゼンテーションシステムなどを活用すれば、パソコンの画面をケーブルで接続せずにディスプレイへ表示することもできます。
ワイヤレスで画面共有を行いたい方へ
ワイヤレスプレゼンテーションシステム「ClickShare」の使い方や接続方法、利用時に起こりやすいトラブルについてご紹介しています。
拠点同士をつなぐコミュニケーション環境
離れた拠点同士で日常的にコミュニケーションを取りたい場合は、必要なときだけWeb会議を接続する以外の方法もあります。
例えば、オフィス同士を映像と音声でつなぎ、離れた拠点の様子を確認できる環境を整えることで、必要なときに声を掛けやすくすることができます。
会議のために毎回接続するのではなく、普段から相手の存在を感じられる環境をつくることで、拠点が離れていてもコミュニケーションを取りやすくなります。
重要なのは、特定のシステムを導入することではなく、「誰と、どのようなコミュニケーションを取りたいのか」を明確にしたうえで環境を設計することです。
会議室・オフィスの設備を見直したい方へ
会議室やオフィスの音響・映像設備について、導入時に確認したいポイントを資料にまとめています。
Web会議環境や画面共有設備の改善、新しい会議室設備の導入を検討している方は、ぜひご活用ください。
使いやすい会議室・オフィス環境をつくるために
会議室やオフィスのコミュニケーション環境は、機器の性能だけで決まるものではありません。
利用人数や部屋の広さ、会議の方法、使用するパソコン、操作する人などによって、適した設備は異なります。
例えば、以下のような問題がある場合は会議室全体の設備構成を見直すことで改善できる可能性があります。
・Web会議を始めるまでに毎回時間がかかる
・相手から「声が聞き取りにくい」と言われる
・会議室の席によって声が拾われない
・カメラに参加者全員が映らない
・画面共有の接続方法が分かりにくい
・複数の機器を操作する必要があり、使い方が複雑
利用方法に合ったカメラ、マイク、スピーカー、ディスプレイ、画面共有機器などを組み合わせ、操作方法まで含めて設計することが重要です。
Web会議に対応した会議室の導入事例
会議室の音響・映像機器を更新し、Web会議用のマイクやカメラなどを導入した事例をご紹介しています。
人と人をつなぐコミュニケーション環境をサポートします
人と人をつなぐためには、コミュニケーションの方法だけでなく、そのやり取りを支える環境も重要です。
電音エンジニアリングでは、会議室やオフィスの利用方法に合わせて、Web会議用のカメラ・マイク・スピーカー、ディスプレイ、画面共有システムなどの映像・音響設備をご提案しています。
「拠点間でもコミュニケーションを取りやすくしたい」
「Web会議の音声や映像を改善したい」
「誰でも簡単に使える会議室にしたい」
といったご要望に合わせて、現地調査から設備の設計・施工・調整まで対応します。
会議室やオフィスのコミュニケーション環境についてお困りのことがありましたら、ご相談ください。
