都内某貸ホールにて、Zoomを使用したオンライン総会のオペレーションを担当しました。
東京・大阪・鹿児島・仙台・佐賀の５拠点を繋いだシステムをご提案し、遠方の役員の方に集まっていただくことなく、オンライン総会を開催しました。
この記事の目次
イベント概要
・お客様：一般社団法人 機能性外壁改修工業会様（http://www.kgk-wall.jp/）
・開催形式：ハイブリッド型オンライン総会
・総視聴者数：約９０人
・使用プラットフォーム：Zoom
・主な総会の内容：会長挨拶・議案審議・役員紹介・ミニ講演・工業会報告・表彰・メーカー挨拶・抽選
お客様からのご要望
毎年開催している総会をやりたいが、遠方のため集まれない役員がいる。
そのため、配信形式で開催したい。
当社の担当業務
総会を配信形式で開催するにあたり、音響・照明・映像配信を担当しました。
音響：各種調整（ワイヤレス・有線マイク・PC音声・配信音声）
照明：会場照明・スポットライトの調整
映像：配信映像管理・画面構成管理・テロップ管理・Zoom管理・撮影
イベントのポイント
５拠点を繋いだ配信
Zoomを使用し、東京・大阪・鹿児島・仙台・佐賀の５拠点を繋ぎました。
お客様ご希望の画面構成を実現する映像システム
さらに、お客様からご要望のあったパワーポイントのイメージ資料をもとに、
Zoomの画面構成、それに必要な機材システムをご提案しました。
会場費が削減できる！必要最小限のレイアウト
今回の事例に限らず、リアルイベントと比較した配信イベントのメリットとして、観客スペースが不要なため、「狭い会場でも対応できる」という点があります。
下図は、リアルと配信の総会会場の例です。
配信の場合、観客スペースがなくなり、役員席を後方に設置したことで、必要なスペースが小さくなりました。
リアル会場では、観客の視線に入る場所に演者を配置するのが好ましいのに対し、配信では「会場にいる観客の視線」という制限がなくなります。
つまり、カメラで撮影できれば、自由な場所に演者を配置できます。
その結果、省スペース化が可能となり、会場費の削減に繋がります。
レイアウトの詳細
前方左手：司会
前方右手：演台
前方中央：配信画面の確認用スクリーン
中央：司会カメラ、演者カメラ、照明器具、プロジェクター
後方：役員席
前方と後方に出演者を配置することで、コンパクトな会場レイアウトにすることができました。
このように、リアルにはないメリットとして、配信では必要最小限のレイアウトで、会場費削減に繋げることができます。
総会の様子
総会の進行(一部抜粋)
会長挨拶・議案審議・役員紹介・ミニ講演・工業会報告・表彰・メーカー挨拶・抽選
会長は鹿児島から、新役員紹介は各拠点からご挨拶のコメントを配信しました。
テロップの挿入で、総会の進行が分かりやすい画面構成にしました。
講演はメイン会場から配信しました。
リアルと同様、パワーポイントを再生しながら演台で行っていただきました。
表彰の場面では、「貢献賞」が５社に贈呈されました。
配信時は会社名の発表のみ行い、後日表彰状と副賞をお届けする形で進行しました。
オンライン総会の最後に、抽選会を開催しました。
最後まで視聴されていた方を対象に、メイン会場にてくじ引きを行い、当選者を読み上げました。
アドリブで講師の方がくじ引き役に抜擢されるなど、会場内が笑い声で溢れ、盛り上がりました。
結果として、90人の会員が視聴してくださいました。
閉会後、アンケートの協力を案内し、無事に終了しました。
お客様・イベントディレクターのコメント
今回は大変にありがとうございました。
スタッフの皆様のおかげで、無事総会を終了することができました。
本番中に当初の段取りと異なる点がありご迷惑をおかけしましたが、すぐにご対応いただき、スタッフの皆様のレベルの高さを実感いたしました。
またこのような機会がございましたら、是非御社にお願いしたいと思います。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
常に『お客様にいかに楽しんで頂くか』を意識してイベントを担当しています。
本番中の変更であっても、お客様のご希望にはなるべく添えられるよう、スタッフ一同工夫を凝らしました。
結果として、今回もお客様の笑顔が見られるイベントを無事に終えられたことが一番の成果だと思っています。
今後も楽しいイベントをご提供していきます！
イベントのことならぜひ当社にお任せください！
配信業務だけでなくイベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。
お問い合わせを数多くいただいております、リモート表彰式の対応も可能です。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
