会議室では、パソコンの画面がスクリーンに映らない、接続端子が合わない、Web会議の音声が聞き取りにくいなど、機器の準備や接続に関するトラブルが起こることがあります。
こうした問題を減らすには、会議室で使用する端末や参加人数、会議の実施方法に合わせて必要な映像・音響設備を整えておくことが重要です。
この記事では、会議室で使用する主な機器と準備を円滑にするための方法をご紹介します。
この記事の目次
会議室で使用する主な機器
会議室では、資料や映像を表示するディスプレイやプロジェクターのほか、パソコンと表示機器を接続するケーブルや変換アダプター、持ち込み機器用の電源タップなどを使用します。
Web会議を行う場合は、カメラ・マイク・スピーカーなども必要です。
会議室の広さや参加人数、利用方法に合わせて必要な機器を準備しておくことが重要となります。
会議室での機器の準備や接続に関して、次のような問題が発生することがあります。
・パソコンの画面をディスプレイやスクリーンに表示できない
・パソコンと会議室の接続端子が合わない
・利用人数に対して電源が不足する
・Web会議で相手の音声が聞き取りにくい、またはこちらの音声が相手に届きにくい
・会議室に設置された機器の操作方法が分かりにくい
会議室で起こりやすい問題と対策
パソコンを接続しても画面が表示されない場合は、ケーブルの接続に加え、パソコン側のディスプレイ設定を確認します。
表示方法には、パソコンと同じ画面を映す「複製」や、会議室のディスプレイを別の画面として使用する「拡張」などがあります。
設定方法は使用するパソコンやOSによって異なるため、会議前に接続と表示方法を確認しておくと準備を円滑に進められます。
パソコンによって、HDMIやUSB Type-C、DisplayPortなど、使用できる映像出力端子は異なります。
社外の参加者がパソコンを持ち込む場合、端末の接続端子を事前に把握できないこともあります。
複数の端子に対応する変換アダプターやケーブルを準備しておくと、接続時のトラブルを減らせます。
接続端子の違いに左右されずに画面を共有したい場合は、ワイヤレスプレゼンテーションシステムを利用する方法もあります。
参加者のパソコンやスマートフォンなど、想定以上の電源が必要になる場合があります。
予備の電源タップを用意するほか、テーブルや床にコンセントを設置する、USB充電端子を整備するなど、会議室の利用人数に合わせて電源を確保しておくことが重要です。
Web会議の音声に問題がある場合は、マイクやスピーカーの性能だけでなく、設置位置や収音範囲、会議室の広さ、室内の反響なども確認する必要があります。
会議室の規模やレイアウトに合ったマイクやスピーカーを設置することで、参加者の声を収音しやすくなり、相手側の音声も会議室全体へ届けやすくなります。
天井設置型のマイクやスピーカーなどを常設すれば、会議のたびに機器を準備して配線する手間も軽減できます。
Web会議に対応した会議室の導入事例
会議室の音響・映像機器を更新し、Web会議用のマイクやカメラ、操作用タッチパネルを導入した事例をご紹介しています。
会議室には、ディスプレイ・Web会議用カメラ・マイク・スピーカーなど、複数の機器が設置されることがあります。
それぞれを個別に操作する構成では、会議を始めるまでの手順が複雑になり、機器に慣れていない人が操作に迷う原因となります。
タッチパネルなどから使用する機器をまとめて操作できる仕組みを導入すれば、会議の開始や画面の切り替え、音量調整などを簡単に行えるようになります。
画面ミラーリングを使ってワイヤレスで表示する
画面ミラーリングとは、パソコンやスマートフォン、タブレットの画面をケーブルを使わずにディスプレイへ表示する方法です。
ケーブルの接続や変換アダプターの準備が不要になるため、会議の準備にかかる手間を軽減できます。
画面ミラーリングには、端末の標準機能を利用する方法と、専用のワイヤレスプレゼンテーションシステムを利用する方法があります。
主な方法は次のとおりです。
・Chromecastなどを利用して画面を表示する
・AirPlayを利用してiPhoneやiPad、Macの画面を表示する
・Miracastを利用して対応するWindows端末などの画面を表示する
・メーカー独自のワイヤレスプレゼンテーションシステムを利用する
対応する端末やOS、接続方法は機器によって異なります。
会議室を利用する人や持ち込まれる端末を踏まえて、適した方法を選ぶ必要があります。
Miracastとは
Miracastは、対応する端末とディスプレイを無線で接続し、パソコンなどの画面を表示するための技術です。
対応機器であれば、映像ケーブルを接続せずに画面を共有できます。
ただし、使用するパソコンやディスプレイ、無線LAN機能などがMiracastに対応している必要があります。
端末や会議室設備の構成によって利用できない場合もあるため、導入前に対応状況を確認することが重要です。
Miracastに対応した環境では、パソコンとディスプレイをケーブルで接続せずに画面を表示できます。
会議のたびに接続端子や変換アダプターを確認する手間を減らせるため、端末の入れ替わりが多い会議室や教室などでも活用できます。
Miracastへの対応状況や接続方法、画面表示の安定性は、使用する端末や機器によって異なります。
また、複数の参加者が画面を切り替えて使用する場合や、会議室設備を一括管理したい場合は専用のワイヤレスプレゼンテーションシステムが適していることもあります。
メーカー独自のワイヤレスプレゼンテーションシステム
業務用のワイヤレスプレゼンテーションシステムには、専用のUSBボタンやアプリを使って、パソコンなどの画面をディスプレイへ表示する製品があります。
製品によっては、複数の端末を同時に接続したり、1台のディスプレイに複数の画面を並べて表示したりすることも可能です。
会議室の利用人数や使用する端末、画面の切り替え方法、セキュリティ機能などを踏まえ、運用に合う製品を選ぶ必要があります。
ワイヤレスプレゼンテーションシステム「ClickShare」
「ClickShare」の基本的な使い方や接続方法、利用時に起こりやすいトラブルへの対処方法を関連記事でご紹介しています。
会議室の音響・映像設備に関する資料
会議室の音響・映像設備やWeb会議環境の改善を検討している方に向けて、設備選びや導入時のポイントをまとめた資料をご用意しています。
会議室の音響・映像設備について
電音エンジニアリングでは、会議室の広さや利用人数、Web会議の実施方法に合わせて、ディスプレイ・カメラ・マイク・スピーカー・面共有機器などを組み合わせたシステムをご提案しています。
パソコンの接続に時間がかかる、Web会議の音声が聞き取りにくい、機器の操作が複雑といったお悩みについて、現地調査から設計・施工・調整・保守まで対応します。
会議室の新設や設備更新を検討している方は、お気軽にご相談ください。
