効率的な会議について考える

最近、弊社ではよくこんなことがあります。

「ミーティングを開催したいのに、会議室が全然空いてない？」

「いつも会議室が空いていないが、実際にそんなに会議が開催されているのか？」

お取引先に伺ってみると、他社様でもたびたび同様のことが起こっているようです。

仕事を円滑に進めるうえで、ミーティングの機会は欠かせないものです。他者の力を借りるためというのもありますが、そのほかに「他者は私の考えていることを、ちゃんと把握しているかな？」、「依頼した仕事はちゃんと進捗しているのだろうか？」などの不安もあり、ミーティングを行うことで解決したいと願う事柄は様々です。

しかし、本当にそれらすべてのミーティングが必要なものなのでしょうか？

この記事の目次

ミーティングの選択と集中

以下はよくあるミーティングを、シチュエーション別に整理してみました。
縦軸が参加人数で、横軸が重要度となっています。

※図はあくまでも当社の事例です。

さらに、その中から、“議論を深める”ためのミーティングと捉えられる項目のみを緑にしました。
本来、この緑の項目が3名以上が集って議論を深めるべきミーティングではないかと、仮定します。

“あまり必要ないのではないか”と感じるミーティングとは？

参加人数が極端に少ない

参加人数が極端に少ないミーティング（たとえば2名のみ）などはミーティングというよりは相談レベルだと考えております。それであれば、自分や相手のデスクで行うか、会議室ではない場所で行うといった選択肢もあるかと思います。

キーマンが参加していない

キーマンが参加していないミーティングでは、ミーティングの目的を達成できない可能性があります。
そのようなミーティングを行わないようにするためには、事前にキーマンを選出しておき、その方には必ず出席していただくか、その方の都合に合わせてミーティング招集を行う必要があります。

アジェンダの事前共有がない

事前にミーティングで話し合うテーマも分からず、ゴールも見えない状況でミーティングに参加しても、何も生み出されません。
ファシリテーターが必要なことと同じくらい、アジェンダが重要です。

コマの長さが示されていない

時間を設定しないミーティングは、ゴールを定めないミーティングと同様です。
可能であれば、アジェンダ項目ごとに時間を設定し、議論が脇道へ逸れないようにしておくことが重要です。

目安として、定例ミーティングなら60分、週に2回の定例ミーティングなら、30分ずつが望ましいと言われています。毎日開催なら10分以内が望ましいと言われています。
つまり、週に60分という時間を設定し、それを各ミーティングにうまく割り当てることが効率アップに繋がるということになります。

参加者が8名以上

参加人数は7名までに抑えることがお勧めです。私の経験では、8名を超えるミーティングでは全員の意思統一がなされないことが多く、数値や施策の取組みについて発言するメンバーは、コアな１～２名が中心になりがちです。

また、意見を出す参加者と出さない参加者が出てしまい、アジェンダの後半の方で、いきなり隅っこの方が反対意見を唱えるなどということになってしまうことがあります。それを極力なくすために、8人以上はオブザーバーとして参加していただくことがお勧めです。
報告会については大人数でも良いと思いますが、ミーティングは議論の場なので、少人数での開催が望ましいでしょう。

アジェンダの事前準備

アジェンダを事前に準備し、各参加者に配布しておけば、参加者は事前に議論の焦点をまとめておくことができるようになります。アジェンダについて、主なポイントは以下の通りです。

事前準備

事前にアジェンダをテンプレート化しておく
参加者にはアジェンダを事前共有しておく
アジェンダの冒頭にはミーティングのタイプを記載
アジェンダ項目ごとに制限時間を設定
ミーティングのゴールとタスク分担を明記

ミーティング中

アジェンダをそのまま議事録として使用し、ミーティングの進行に合わせて画面を見ながら共有

開催後

ミーティング終了後の進捗記入も同じシートを使用し、内容を次回のアジェンダへ組み込む
進捗に関する質問は Chat を使って気軽にやり取りする

チームワークの為の工夫

Googleが無料提供しているツールに、「Google Keep」というのがあります。

①Google Keepの活用

「Google Keep」を単なるメモとして使用している方は多いと思いますが、実はこれ、とても優れたコラボレーションツールです。

たとえば…。

メモには画像やウェブサイトの記事も貼り付け可能。
共同編集者を追加することができます。
チェックボックスを設定し、消込みも可能です。
リマインダーを設定することができます。
手書きメモが可能です。
メモにラベルを設定し、ジャンルごとに並べることができます。
スマホでも利用することが可能です。

つまり、チームのタスク管理をGoogle Keepで簡単に行うことができるのです。

②ガントチャートの活用

ガントチャートを作成することで、決まったプロジェクトの進捗をビジュアル的に追いかけることができます。
ガントチャートは既に作成したフリーのテンプレートも豊富にありますし、Chrome向けの「ProjectSheet」という無償アドオンもあります。

プロジェクト参加者が共通で追いかける為のガントチャートはとても有意義なものです。
また、プロジェクトがうまくいかなかった場合に、後戻りしてどこがどう悪かったのかを分析する際にも役立ちます。

会議室の効率化

次は物理的な部分に入っていきます。
どれだけミーティング内容を適正化しても、会議室の効率利用には不安要素が残ります。
では、会議室を効率よく運用する為には、何が必要なのでしょう。

主に、会議室のあり方を議論すると、以下のような問題が上がります。

会議室の数が少ない
会議室が狭い
利用時間が極端に長いミーティングがある
利用頻度が極端に多い部署がある

これらの問題が本当に課題なのかを把握する為には、会議室の利用状況を知る必要があります。
まず、来客のあるミーティングはキープするとして、社内ミーティングの利用状況を知る必要があります。

たとえば、どこの部署の誰が、週にどのくらい利用しているのか。それは本当に適切なミーティングなのかを把握することが必要です。
分析結果を元に、利用者に適切な利用方法を促すことも大切ですが、分かりやすく会議室に利用料金を設定し、都度、利用している部署の費用に付け替えるといったことも有効かと思います。

そのうえで、

分析の結果、小規模のミーティングが多かった
会議室のレイアウトを変更して、会議室の数を増やすことや、オフィス内にオープンミーティングスペースを設けることなどが考えられます。
分析の結果、会議室が狭いと判断した
リモートワーク（Web会議・テレビ会議など）を活用することです。
また、必ず対面で行わなくとも済むミーティングは、近くにいてもウェブ会議で参加してもらうという方法もあります。
参加者にとっても、会議室への移動を伴わないことで、いつものワーキングスペースですぐに元の仕事に戻ることができます。
そもそも会議室が足りない
本当に重要なミーティングならば、費用を掛け、場所や時間を変えて行うというのもひとつの手法です。
オフサイトミーティングはこれの一環と言えるでしょう。
参加者も気分が変わって、意見が出やすくなり、議論が深まるなどの効果が見込めます。

会議室運用システムの活用

もうひとつの選択肢として、会議室の運用システムを活用することをご提案します。
会議室の運用システムというと、お客様からは「グループウェアを使ってやってるよ」という返答が返ってくることが多いと思います。

しかし、グループウェアの予約システムはあくまでも個人のアカウントや部署のアカウントで紐づいているものです。「会議室運用システム」というのは、グループウェアでの個人別管理とは異なり、会議室ごとに上位アカウントを持たせ、運用端末を配置するものです。

しかし、「会議室運用システム」の導入で、それぞれ立場ごとに以下のようなことが解決できるかもしれません。

会議室の利用者
会議室が空いているのに、予約は入っている。会議室の前で、状況確認と予約変更ができたらいいのに。
総務部
会議室が足りないとか、予約が取れないとか、苦情ばかり。カラ予約が自動で防げたらいいのに。
情報システム部
グループウェアの機能だけでは足りない。会議室運用システムとグループウェアが連携できたらいいのに。

それぞれの課題を解決できる運用システムをご提案します。

会議室に予約端末を置く

会議室に予約端末があれば、その場で予約状況確認、予約の追加、延長、終了を行えます。

「カラ予約」を解消する

会議室の端末ですぐに操作できる環境を用意したり、一定の時間内に会議室利用のボタンが押されなければ、自動キャンセルする機能を実装することで、カラ予約を解消します。

グループウェアと連携する

利用中のグループウェアとクラウドで連携させることで、情報システムの方が複数のシステム管理を行う手間を省きます。

私たちは業務用AVシステムのマルチベンダーです

私たちのシステム事業部は、多くの上場企業様のオフィスや会議室の業務用AVシステムを手掛けております。
会議室内のシステムと他システムとの連携もその主力サービスのひとつです。システムをクラウドに置くのか、オンプレミスで使用したいのかなど、様々なご要件をお伺いし、お客様が実現したいミーティングスペースの実現を支援します。