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【イベントディレクター監修】社内イベントを成功に導くToDoリストを大公開!

社内イベントを成功に導くために計画やスケジュールなど念入りな準備は欠かせません!
今回は、イベントの準備がスムーズに行える手助けとして、現役のイベントディレクター監修の元、1つのイベントの企画から運営までの流れに沿ってToDoリストをご案内します

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社内イベントのメリット

そもそも、社内イベントがなぜ必要なのか?と疑問に思う方もいるかと思います。
まずは、社内イベントを実施するメリットを3つご紹介します!

従業員のモチベーション向上

社内イベントは従業員のモチベーションを高める効果があります。表彰式やチームビルディングイベントを通じて、従業員の結束力を高め、仕事への意欲を向上させることができます。
社内イベントの種類:表彰式・アワードイベント / チームビルディング / 懇親会 / ファミリーイベント 等

コミュニケーション促進とチームの結束力強化

社内イベントはコミュニケーションを促進し、チームの結束力を高める助けとなります。従業員同士がお互いをより良く知り、信頼関係を築き、効果的なチームワークを促進します。

情報共有と創造性の向上

社内イベントは情報共有と創造性の向上に貢献します。セミナーやワークショップを通じて新しい知識や情報を共有し、従業員がクリエイティブなアイデアを出し合い、協力関係を構築することができます。

イベント成功の3要素!

社内イベントを成功させる鍵は、「目的の明確化」、「コンセプト・テーマの選定」、「参加者の理解」の3つです。

1.目的の明確化


まず、社内イベントを開催する目的を明確にしましょう。
会社が「なぜ社内イベントを実施するのか」という会社のメッセージを、誰にでも理解しやすい言葉で慎重に定めることで、適切な企画を立てやすくなります。
例えば・・・

目的
いつも頑張っている社員を労いたい
社員同士の仲を深めたい
社員のご家族に会社のことを知ってほしい

 


予想されるイベント
表彰式
懇親会
ファミリーパーティ

2.テーマ・コンセプトの選定

目的を明確にしたら、テーマ・コンセプトを選定します。
イベントのテーマ・コンセプトを選定しておくと、「どんなプログラム構成がいいのか」「どんなイメージの会場づくりがいいのか」「どんな機材が必要なのか」など、今後のイベント企画の指針ができるため、イベントの統一感が出来、イベントの基本的な枠組みが明確になります。

+α 参加者を理解する

テーマとコンセプトを定めた後、イベントの具体的な内容を詳しく決定します。ここで大切なのは、参加者の期待とニーズに深く寄り添うことです。イベントの目的を踏まえ、選んだテーマとコンセプトに基づいて参加者の求める体験を理解することが、内容を充実させる鍵となります。

社内イベントToDoリスト

イベントを成功させるには土台作りがとても大切です。イベント当日までの手順がぐちゃぐちゃになると、余計な手間や無駄な作業が発生する場合もあります。そこでイベントを成功につなげるために1つのイベントができるまでの流れをご紹介します。

目的の設定

上記で解説しましたが、イベントを計画する際は、明確な目的を設定することが不可欠です。
目的を具体的に定めることで、効果的なプログラムを構築し、目標達成に向けた効果的なイベントを実現できます。

テーマ・コンセプト設定

目的を確定したら、イベントのテーマ・コンセプトを決めます。
コンセプトはイベントの質を決める重要な要素であり、一貫性を保ち、他のイベントとの差別化を図るために明確に設定する必要があります。

参加者を理解する

イベントを成功につなげる為に参加者の関心やニーズを理解しましょう!
参加者について理解することで、イベント内容やプログラムを効果的に設計しやすくなります。

プログラムの企画

いよいよ、イベントの中身について決めていきます。
イベントの内容は目的やコンセプトに沿って検討し、予算とのバランスを考慮して計画します。大規模なイベントでは準備段階でのトラブルに柔軟に対応することが重要です。

予算の管理

複数の業者から見積を取り、比較検討することで限られた予算内で計画を実現させなければなりません。
コストと品質のバランスを見極めて、各種サービスや必要な資材を取捨選択する必要があります。

日程と会場の決定

目的とターゲットを明確にし、予算を設定することで、適切な会場を見つけることができます。
会場の規模や利用料金、アクセス方法を考慮して、複数の選択肢を検討し、下見も行うことが重要です。

各所・各種手配

イベントの内容が確定したら、出演者や運営に関わる人員、運営マニュアルや進行台本などの制作物、必要機材、飲料などをリストアップし、発注などの準備を開始します。準備状況は定期的に確認し、各担当者との納期をしっかり決めておきましょう。

参加者への招待

参加者がイベントに興味を持ってもらえるように、複数回のメール配信や掲示板への案内など工夫を凝らします。特に定期開催のイベントでは、日程を事前に告知し、参加者に予定を確保してもらいます。イベントの日時や会場が確定したら、わかりやすく内容を伝え、参加意欲を高めることが重要です。

イベント当日の準備と設営

イベント開演前に会場の準備を整えます。機材や装飾の配置、ステージのセッティング、受付や案内の準備など決められた時間内で行わなければなりません。スタッフの役割分担やタイムスケジュールの確認などリハーサルを行い、イベントが円滑に進行するよう準備します。

当日のイベント運営

ついに、イベント本番です。
予定通りにプログラムが進行されることを管理しながら、予期せぬトラブルにも冷静に対処できるよう、事前に対策を練っておくことが大切です。

フィードバック

イベント後の振り返りは重要です。参加者の評価や成果を確認し、次回の計画に役立ちます。

最後に・・・

今回は、1つのイベントの流れを簡単にまとめましたが、実際のイベント企画ではより多くの準備が必要です。
イベントを成功させるためには1つ1つのステップを慎重に進める必要があります。特に、テーマ・コンセプト設定やプログラム企画は難しい部分です。そのため、プロの手に任せることでイベントをより成功に近づけることができます。

株式会社イベントサービスは、お客様に寄り添いイベントの成功に向けた最適なプランニングを実施致します。ぜひ、お気軽にご相談ください。


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