都内某会場にて、会場参加者と各拠点をZoomでつなぐ形で行った表彰式の運営を行いました。会場参加者はマスクやフェイスカバーの着用・アルコール消毒の徹底などコロナ対策を万全に行い、表彰式は無事成功を収めました。
この記事の目次
依頼内容
・会場に来れない受賞者の皆さんもZoomを使って表彰式に参加してもらいたい。
・実際の表彰式のように、プレゼンターから直接表彰状を受け取っているように見せたい
イベント概要
・お客様：複数の拠点を展開している企業様
・開催形式：オンラインを交えた表彰式（ハイブリッド形式）
・会場参加者数：プレゼンター2名 表彰者18名（店長）
・オンラインによる表彰者数：28名（従業員の皆さん）
・オンライン参加者数：約100名（オンライン参加者数）
表彰式はメイン会場と各拠点のオンライン表彰者、参加者をZoomで繋ぐ形で行われました。
イベント詳細
視聴画面上で、実際にプレゼンターから表彰状を受け取っているように見せたいというお客様のご要望に応えるため、ステージ横に表彰者用のディスプレイを用意しました。
人物のサイズ感が不自然にならないよう、大きすぎず小さすぎないディスプレイサイズを提案しました。
またオンライン参加者をスクリーンに表示してまるで一堂に会しているような、参加者皆さんの一体感を高められるような演出をしました。
Zoom配信の構成
リハーサルの様子
Zoomの操作は当社では行いませんでしたが、リハーサルではZoomの操作方法や注意点をお伝えし、本番も常にお客様のサポートを行える体制で挑みました。配信する映像を撮影するカメラテストも入念に行い、スムーズな表彰式が行えるようにサポートしました。
リハーサルでのカメラテストの様子
PC操作のサポート
本番の様子
本番は大きなトラブルもなく、スムーズに表彰式を終えることができました。
メイン会場での表彰
オンライン表彰者(店長)と従業員の皆さん
提案のポイント
事前のオンラインによる打ち合わせ
伺ったご要望は単純なZoom接続では難しい内容でしたので、各所をどのように結べばよいかシステム図を作成し、詳しく説明させて頂きました。
また今回はお客様自身でのZoom操作がご希望でしたので、打合せの際に実際の操作の事前シミュレーションを行いました。
Zoom実施における運営アドバイス
「Zoomが繋がらない」「声が聞こえない」など、オンライン参加の皆さんからの連絡が幹事様に集中してしまいリハーサルや本番中の運営に影響を及ぼす可能性が考えられます。
そのため、オンライン参加者の専用対応窓口(担当者)を設けることを提案しました。
表彰式のトータルサポート
お客様のご要望にお応えし、音響・照明・映像オペレーションはもちろん、円滑に進行するためのイベントのディレクションまでサポートいたしました。
照明でより見やすい配信画面に
メイン会場にはフラットライトを二台設置し、プレゼンターや表彰者の顔が暗く見えづらくならないよう配慮しました。
お客様・イベントディレクターのコメント
お客様のコメント
初めてのオンライン実施でZoomだけ、社員だけでの実施予定でしたが、横にいるオペレーターさんが自分のフォローも行ってくれて、とても心強かったです。演出面・運営面でもいろいろと相談でき、安心して当日を迎えられました。
イベントディレクターのコメント
表彰状を受け取った店長から従業員の皆さんへの感謝の言葉など、まるで実際に向かい合っているような、オンラインとは思えない暖かな雰囲気の表彰式となりました。
今後も今の状況下で、イベントをスムーズに進めるために何に気を付けるべきか、是非ご提案させていただければと思います。
配信業務だけでなくイベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。
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