初めてでも安心！ウェビナーの始め方と準備のポイント

電音エンジニアリングスタッフ

3年前

昨今当たり前になってきたウェビナー（オンラインセミナー）。顧客との接点づくりや新規客へのアプローチなどウェビナーを始めたい方も増えていると思います。
今回は、当社のウェビナーでも好評を博したウェビナーの始め方と準備のポイントについてご紹介します。

この記事の目次

ウェビナー実施に向けたスケジュール

ウェビナーを開催してみたい、始めようと思ったときにどのように準備を進めていけばいいのかわからない方もいらっしゃると思います。下図に一般的なウェビナーを開催するうえでのスケジュールをまとめました。

その他の業務を抱えながら準備を進めることが多いと思いますので、配信当日のおおよそ2か月前から準備すると、スムーズなスケジュールになります。

ではここから、
準備物→配信スタイルの決定→リハーサル→本番当日という実際の流れを辿りながら、ポイントを見ていきましょう。

事前に準備するもの

ウェビナー本番時に必要な準備物を検討しましょう。リスト化しておけば、抜け漏れがないかチェックできます。主な必要なものは以下の5つです。
・台本
・進行表
・スライド資料
・配信用機材一式
・テロップなど画面に挿入する要素
この他にも視聴応募者を一覧で見れるように名簿を作成しておいたり、関係者毎の役割分担や当日までのスケジュール表は必要に応じて用意するとよいでしょう。

ピックアップ！「テロップ」の活用方法

主催者側で配信環境やマイク、音響機器など準備を重ねても、視聴者側のインターネット環境によっては映像や音声が途切れがちになってしまうこともあります。また、業務をしながら視聴している視聴者の中にはイヤフォンをずっと付けて視聴することが難しい方もいます。要点をテロップ等でまとめてスライド資料と合わせれば視聴者の理解度も深まるのでおすすめです。
また、参考写真のようにサイドテロップでプログラムスケジュールの進行状況を載せておくとウェビナーのクオリティが一段とあがります。

配信のスタイルとして決めておくこと

ウェビナーをやったことがないと、いざ準備を進めていくうえで何を決定していけば良いか難しいと思います。運営方法として決めるべき事柄をまとめました。
①開催スタイル
②配信プラットフォーム
③視聴対象
④お申込み対応
⑤質疑応答
⑥ガイドライン
のそれぞれについて、解説していきます。

①ウェビナーの開催スタイル

まずは開催のスタイルを決定しましょう。ウェビナーの開催方法には大きく分けてオンライン方式とハイブリッド方式の二つがあります。
オンライン方式はスタジオ等で収録、生配信等をする形式で出演者とスタッフだけで収録できるので、コンパクトな会場で済むというメリットがあります。
ハイブリッド方式はセミナー会場にお客さんを入れ、リアルでのセミナーと合わせてウェビナーを配信する方式です。観客からのリアクションがあるため、講師や出演者もやりやすくなり、配信画面にも臨場感がうまれます。
会場選びや運営面などを考慮して自分たちに合った方式を選びましょう。

②ウェビナーの配信プラットフォーム

続いてはウェビナーを発信するためのツール、プラットフォームも決めていきましょう。
YouTube, Zoomなど様々な選択肢がありますが、セキュリティの観点やターゲットとなる客層に合わせて選択します。下記記事にもいくつかプラットフォームの紹介をしていますので、参考にしてみてください。

配信ツールやウェビナーのメリットについての紹介記事はこちら

【追記あり】ウェビナーの“困った”を解決します

③ウェビナーの入室方法、視聴対象

ウェビナーを視聴してもらうお客様の対象範囲を決めることも必要です。
設定した一部のお客様のみに視聴してもらいたい場合は、アクセスした方を承認して視聴いただく許可制にしましょう。もう少し視聴範囲を広くしたい場合には、例えばパスワードを付与して視聴してもらう方法もあります。より多くの視聴者にご覧いただきたい場合は、視聴ページにアクセスすれば誰でも見ることができるフリー形式にすることもできます。

④ウェビナーお申し込み後の対応準備

ウェビナー視聴者を募集するために告知をする前に、お申込みいただいた後の対応フローを準備しておきましょう。応対の準備をしておかないと返答が遅れるなどトラブルのもととなります。具体的には
・申込み受付完了したことを知らせる自動応答メール
・視聴ページのURL案内メール
・配信日が近づいてきたことを知らせるリマインドメール
・視聴いただいた後の御礼、アンケート等のメール
などです。一度、雛型を作成してしまえばウェビナーの開催毎に作成する手間が減るので、汎用できるような文言にするとよいでしょう。

⑤ウェビナーの質疑応答方法

オンラインでのウェビナーでは質問の受付方法と回答方法を検討しておく必要があります。オンライン形式でリアルタイムで質問に回答するにはチャットで質問を投稿いただき、それを読み上げて答える形が良いでしょう。ハイブリッド方式や双方向配信での質疑応答には直接質問に答える会話形式も可能です。専門的な知識が必要な場合や、回答が長くなってしまう場合には、後日回答を検討しておきましょう。その際には、質問者のメールアドレスなど連絡先をしっかり確認しておくことが重要です。また、その他の視聴者にもQ&Aとして回答をお渡しするかも決定しておきましょう。

⑥ウェビナーのガイドライン

最後に様々な場面での対応方法を検討しておきましょう。どの様な場面でお客様応対が求められるかを事前に想定しておくことで、迅速な対応が可能となります。
・通信障害発生時の対応
・資料請求時の準備
・後日営業の段取り
などタイムラインに合わせてお客様の反応を想定して準備しておきましょう。

ウェビナーリハーサルのポイント

本番と同じように出演者の練習をしよう

プレゼンや発表に慣れている方でも、相手の見えないカメラに向かって喋ることは勝手が違い、難しいこともあります。原稿の読み方（漢字の読み、えー・あーなどの言い淀み、口癖）や視線の向け方、資料のページ送りのタイミングなど本番と同様に実際にやってみることで確認、注意するべき点が見えてきます。

サポートスタッフ、技術面の確認も忘れずに

出演者と同様に周りのスタッフもリハーサルで確認すべきことはたくさんあります。出演者を映すカメラと資料スライドなどの画面の切り替えやテロップ挿入のタイミング、背景合成やBGM、効果音などの不備がないかの確認。また、可能であれば配信もテストとして別のPCなどでご覧いただき、通信や映像、音声に問題がないかチェックするとよいでしょう。

本番前に知っておきたい3つのチェックポイント

①カメラ目線が重要
慣れていないと原稿を読むことに集中してしまいがちですが、画面越しに見ている視聴者にはカメラ目線で語りかけることが好印象につながる重要なポイントです。
カメラのレンズに近い位置でカンペ用のモニターやカメラプロンプターを用意するのがおすすめです。

②コンテンツの著作権
ウェビナーを実施する際に利用する、静止画や動画の素材、効果音、BGMなどの取り扱いにも注意が必要です。フリーで配布している物の中でも、商用利用の場合には制限があったり、別途連絡等が必要な場合もあります。無用なトラブルを招かないようにしっかりと確認しましょう。

③時間通りに配信ができない
ウェビナーは機材の関係や通信状況、視聴者のインターネット環境によって、数秒～数十秒のタイムラグが発生します。例えば、配信のスタート時間ぴったりに始めても視聴者には少し遅れて届きますし、質疑応答など双方向でやり取りのある場面ではそれを考慮に入れて投稿時間を長く設けるなど工夫が必要です。