都内某ホテルにて、ホテルの客室・自宅のオンライン参加者と大阪・東京の会場をZoomでつなぐ形で行った表彰式の運営を行いました。コロナ対策を万全に行い、表彰式は無事成功を収めました。
この記事の目次
依頼内容
・大きな会場を確保し、感染症対策をしっかり行ったうえで新形式による社員表彰式を行いたい。
・ホテルの客室や自宅にいる社員にも表彰式の様子を、Zoomでリアルタイムで配信したい。
イベント概要
・お客様：従業員数1000名以上の企業様
・開催形式：オンラインを交えた表彰式
・会場参加者数：東京400名 大阪200名
・オンライン参加者数：600名
東京にはホテルの客室が用意されており、会場に直接足を運ぶのに不安を感じる場合は、ホテルの客室もしくは自宅からのオンライン参加が可能でした。
表彰式は客室・自宅からのオンライン参加者と大阪・東京の会場をZoomでつなぐ形で行われました。
イベント詳細
午前中の年次総会はZoomで行い、午後の表彰式は希望者のみリアルの会場へ足を運んで参加するという、リアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド形式のイベントでした。
お客様のご要望にお応えし、音響・照明・映像オペレーションはもちろん、会場の手配や衛生管理の徹底、円滑に進行するためのイベントのディレクションまでサポートいたしました。
・会場手配
・機器の選定
・音響、照明、映像
・衛生管理
・イベントディレクション など
提案のポイント
距離感・安心感をもって表彰式に参加していただくために、衛生関係の備品を手配し、徹底した衛生管理を行いました。
また、体温の高い参加者がいた場合は別部屋への移動を促せるよう救護部屋を準備しました。
サーマルカメラの設置
参加者へフェイスカバーのご用意
アルコール消毒の徹底
ソーシャルディスタンス確保
検温の実施
救護部屋の用意
感染症対策のため歓声は禁止で、歓声の代わりに拍手をお願いしていました。
その際、そのまま拍手の音を配信してしまうと視聴者側は雨音のように聞こえてしまいます。
そのため、視聴者側にはそのままの音ではなく拍手のサンプル音を流し、会場の盛り上がりをそのままお伝えできるようにサポートいたしました。
お客様・イベントディレクターのコメント
オンラインを交えた表彰式は経験がなく、ハウリング等も心配でしたが、スムーズに行うことができました。
配信を視聴していた社員も、今度は直接会場に足を運びたいと言っていました。待ち遠しにしていたリアルイベントを安心して行うことができ、プロに任せてよかったです。
今までのリアルイベントで培ってきた経験を活かし、お客様に満足していただけることができました。料理や会場の手配まで任せていただいた中でも、今回は特に衛生関係の準備に配慮しました。
今後も常にコロナ対策の最新情報をキャッチして、イベント運営に活かしていきたいです。今の状況下でイベントをスムーズに進めるために何に気を付けるべきか、是非ご提案させていただければと思います。
配信業務だけでなくイベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。
お問い合わせを数多くいただいております、リモート表彰式の対応も可能です。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
